每一次团队活动，都须明确谁要做什么，并形成一个有组织的制度。比如，一个团队需要有人制定议程、掌握时间、作会议记录、准备食物等。很多团队采取轮流制，让团队成员轮流承担这些职责，有的则安排某个人全年负责某项工作。如果有学校管理者领导这个团队，那么，他可以承担多个职责。
2.为每次活动制定日程
每次团队活动都需要有一个明确的目的（purpose）。目标可以由管理者来制定，也可以在上一次活动时确定，或由团队成员根据本周的教学难点来确定。重要的一点是，活动目的要跟每一个团队成员都相关。一旦目的明确了，就好确定时间的分配，以及为实现此目的的现实目标（goals）。目标设定不能太多，否则容易流于表面，或造成完不成任务而带来挫折感。制定议程的时候，还需要为每一个环节设定好时间，被指定的计时员要负责团队的活动都按照原定的议程来进行。
3.确保所有的参与者都为活动作好了准备
一旦议程制定出来后，需要通过电子邮件告诉每一位教师，他需要作怎样的准备。教师的准备可能包括带来相关的案例、课程材料或者教学计划。也可能要求大家事先阅读一篇某位教师希望跟大家分享的文章，或初步浏览某个网站。如果活动要讨论大家上过的某个单元或某堂课，那就告诉教师作好自己上课时的笔记，以确保每一位教师在坐下来参加活动之前就有机会反思。
4.在活动过程中作好记录
需要指定一位团队成员负责作好活动记录。虽然不要求事无巨细（除非你的学校/学区这样要求），但记录下活动取得的成绩是很有帮助的。记录者需要记下活动所涉及的主题，以及随后需要完成的任务。此外，记录下所有的备课想法、建议的材料和有用资源，也是有好处的。活动结束后，所有团队成员都应该获得一份记录的复印件。
5.活动的结束，以及任务的分配
计时员应该每隔5分钟提醒大家一次，确保活动不超时，有足够的时间来总结并制定出行动计划。为了维持一个健康的团队关系，任务的分配应该在活动结束之前完成。记录员应该记录下任务分配，并在活动后通过电子邮件发给大家。活动结束后，教师回到忙乱的教室里，是很容易遗忘活动布置的任务的。任务分担能够进一步提升合作带来的好处。工作量得以分担，为下一次活动所作的计划与准备也就变得更加有效。
6.选择好开始与结束的时间
当学生还在被护送离校时，团队活动是无法开始的。教师需要足够的间隙时间。一般情况下，要让大家安心地坐下来开展活动，5到10分钟的准备时间是需要的。同时，活动结束的时间也要安排好，给教师预留好足够的接自己孩子的时间。
7.满足口味
没有可嚼的零食，就不成其为活动。糖果一直是不错的选择，但更健康的食品会让团队成员更有干劲地完成活动任务。
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